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Em 2025, muitas empresas se afastaram do modelo tradicional de trabalho e adotaram estratégias de força de trabalho mais flexíveis. Contratar freelancers, funcionários temporários e qualquer outro tipo de terceiro pode trazer muitas vantagens para uma empresa.
Mas não há como negar: encontrar, integrar, treinar, gerenciar e pagar esses trabalhadores dá muito trabalho. Leia nosso guia sobre as melhores práticas de gestão de força de trabalho contingente para descobrir como maximizar o sucesso do seu programa de trabalhadores contingentes sem sobrecarregar sua equipe.
O que é gestão de força de trabalho contingente? A gestão de força de trabalho contingente é a prática de supervisionar a força de trabalho não permanente, a gestão de terceiros, que inclui freelancers, contratados independentes, consultores, trabalhadores de “bico” e funcionários temporários. Ela abrange todo o processo, desde a busca e integração até o desligamento e remanejamento.
Uma gerenciamento eficaz dessa força de trabalho simplifica o processo de gestão de terceiros, melhorando sua experiência com sua organização. A estratégia certa pode ajudar as empresas a se manterem à frente da concorrência, reagindo rapidamente às mudanças internas e externas. Por fim, seguir as melhores práticas de gestão de terceiros protege seu negócio, garantindo que as leis trabalhistas e regulamentos fiscais sejam respeitados.
Desafios na gestão de terceiros e como enfrentá-los
Aqui estão alguns dos desafios que você pode enfrentar ao gerenciar sua força de trabalho contingente.
Custos elevados de força de trabalho
A maioria das empresas com grandes forças de trabalho contingentes tem processos definidos para buscar novos talentos. Mas só porque esses processos existem, não significa que os gestores os utilizarão. Gestores que contratam e pagam trabalhadores fora dos canais oficiais de compras resultam em gastos desnecessários – que rapidamente se acumulam.
Para evitar isso, incentive os gestores a permanecerem dentro dos seus canais oficiais, garantindo que sejam o mais simplificados e práticos possível. Educar os gestores sobre a importância de usar canais de compras aprovados também é fundamental.
Gestão de conformidade e risco
A gestão de terceiros traz riscos inerentes de conformidade. Por exemplo, a classificação incorreta de trabalhadores é um erro fácil de cometer e pode levar a consequências sérias, como multas, penalidades e danos severos à reputação.
Usar um sistema de gestão de fornecedores (VMS) pode ajudar a automatizar e simplificar os processos de conformidade, mantendo um registro pronto para auditorias de todas as transações. Se você quiser ir além, considere trabalhar com um parceiro externo de conformidade (como a CXC).
Supervisão e eficiência limitadas
Muitos empregadores de grandes forças de trabalho contingentes têm pouca ideia de quantos trabalhadores estão empregando, o que estão fazendo ou quanto estão sendo pagos. Além de ser extremamente ineficiente em termos de custos, também pode ser um grande risco de conformidade.
Novamente, implantar uma ferramenta de software como um VMS pode ser a resposta. Essas ferramentas permitem que você acompanhe todos os trabalhadores contingentes ao longo de sua jornada em sua organização e oferecem visibilidade de todos os aspectos da sua força de trabalho terceirizado. Elas também podem economizar um tempo considerável ao automatizar tarefas e processos chave.
Acesso a talentos
Uma combinação de mudanças demográficas, redução da participação na força de trabalho e escassez de habilidades em indústrias-chave significa que muitas organizações estão lutando para encontrar os talentos de que precisam em 2025. E esse problema se aplica tanto aos trabalhadores terceirizados quanto aos funcionários permanentes.
Não há uma única solução aqui. Mas, em última análise, as empresas podem superar o desafio pensando fora da caixa quando se trata de buscar e selecionar talentos. Isso pode significar:
- Contratar de países ou regiões onde as habilidades difíceis de encontrar são mais disponíveis
- Trabalhar com instituições educacionais para treinar e desenvolver novos talentos
- Usar contratação baseada em habilidades em vez de depender de qualificações
- Considerar candidatos de carreiras menos tradicionais
Problemas com escalabilidade e flexibilidade
A maioria das necessidades de força de trabalho contingente das organizações não é fixa, mas flutua ao longo do ano. E a incapacidade de reagir rapidamente às mudanças na demanda pode ser uma desvantagem importante, pois leva a gastos excessivos e uso ineficiente de recursos.
Para evitar isso, os empregadores devem conduzir um planejamento de força de trabalho completo. Isso significa prever as necessidades de trabalho o mais precisamente possível para determinar quando e como os trabalhadores contingentes serão necessários no futuro. Fazer essas previsões com precisão garante que você sempre terá as pessoas necessárias para alcançar seus objetivos e a flexibilidade para reduzir quando necessário.
Trabalhar com um parceiro experiente em soluções de força de trabalho, como a CXC, pode ajudá-lo a maximizar a flexibilidade e permanecer o mais ágil possível.
Mais 6 melhores práticas para uma gestão bem-sucedida de força de trabalho contingente
Cobrimos algumas das melhores práticas de gestão de força de trabalho contingente na seção acima. Vamos dar uma olhada em mais algumas para dar à sua organização a melhor chance de sucesso.
1. Estabeleça processos estruturados
Se você não tiver controle total sobre seus processos de gestão de força de trabalho contingente, provavelmente verá um aumento nos gastos desnecessários, problemas de conformidade e visibilidade limitada. Para evitar isso, você deve estabelecer processos rígidos e definidos para tudo relacionado à sua força de trabalho contingente — e garantir que eles sejam seguidos.
Por exemplo, os gestores só devem poder contratar trabalhadores por meio de canais aprovados e devem seguir um processo de conformidade consistente para cada trabalhador. Você também deve ter processos definidos para coisas como integração, treinamento, gestão de desempenho, folha de pagamento, integração e mais.
2. Estabeleça canais de comunicação claros
Estabelecer canais de comunicação claros entre trabalhadores, gestores e sua organização é fundamental para uma gestão de terceiros eficaz. Isso garante que os trabalhadores compreendam totalmente suas tarefas e que os gestores sejam informados rapidamente sobre quaisquer problemas ou preocupações. Em última análise, isso ajuda a tornar a experiência dos trabalhadores em sua organização o mais suave e positiva possível.
3. Simplifique os processos de integração
O processo de integração visa fornecer aos trabalhadores as ferramentas e o conhecimento de que precisam para se tornarem produtivos o mais rápido possível. Mas, enquanto muitas empresas gastam muito tempo projetando processos de integração para contratações permanentes, os trabalhadores terceirizados são frequentemente negligenciados.
Desenvolver um processo de integração padronizado para eles não apenas os coloca rapidamente em dia, mas também pode ajudá-los a se sentirem conectados à sua organização — incentivando o engajamento e a retenção. Para aliviar o fardo sobre sua equipe interna, considere trabalhar com um parceiro externo experiente (como a CXC) para desenvolver e gerenciar seu processo de integração de terceiros.
4. Acompanhe e reconheça o desempenho
Assim como os funcionários permanentes, os trabalhadores contingentes se beneficiam de feedback regular e reconhecimento. Considere estabelecer um sistema para acompanhar o desempenho dos trabalhadores terceirizados e recompensar o excelente trabalho. Isso não apenas leva a melhores resultados gerais, à medida que os trabalhadores são incentivados a melhorar, mas também pode aumentar o moral entre sua equipe contingente. Em última análise, isso pode resultar em maiores níveis de lealdade e engajamento.
5. Realize auditorias de conformidade regulares
A maioria das empresas que contrata trabalhadores terceirizados possui verificações de conformidade como parte do processo de integração. Isso permite que verifiquem o status de emprego de cada trabalhador, evitando o risco de multas, penalidades e danos à reputação que vem com classificações incorretas.
No entanto, como o status de um trabalhador pode mudar no decorrer de um contrato, é importante realizar verificações regulares durante o tempo que estiverem com sua empresa. Você pode querer fazer isso como parte de um processo de auditoria mais amplo que também considere aspectos como conformidade fiscal, leis trabalhistas e riscos de co-emprego. Trabalhar com um parceiro de conformidade como a CXC pode ajudar a facilitar esse processo, minimizando seu risco de multas, honorários legais e outras consequências da não conformidade.
6. Monitore e ajuste continuamente
Seu programa de gestão de força de trabalho contingente provavelmente não será perfeito desde o primeiro dia. O importante é ajustá-lo e melhorá-lo ao longo do tempo, para que cada versão seja pelo menos um pouco melhor do que a anterior.
Para fazer isso, você precisará monitorar cuidadosamente o desempenho do seu programa por meio de indicadores-chave de desempenho (KPIs). Esses KPIs podem estar relacionados a custos, eficiência, satisfação dos trabalhadores ou desempenho, por exemplo. À medida que você acompanha essas métricas ao longo do tempo, poderá ver quais aspectos do seu plano estão funcionando como esperado e quais precisam de melhorias.
Construindo um caso de negócios para a gestão estratégica de força de trabalho contingente
Uma gestão de terceiros eficaz pode trazer muitos benefícios para uma organização — mas isso tem um custo. Seja para trazer um parceiro externo, investir em uma nova solução tecnológica ou simplesmente dedicar mais recursos à gestão de força de trabalho contingente, você provavelmente precisará do apoio das principais partes interessadas da sua organização.
Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a construir um caso de negócios para a gestão estratégica de força de trabalho contingente:
- Comece com os pontos problemáticos: O primeiro passo é falar sobre os problemas com seu sistema atual. Você precisará fazer sua pesquisa e chegar à mesa munido de dados, incluindo métricas de contratação, pontuações de satisfação dos trabalhadores e qualquer outra coisa que demonstre os problemas que está enfrentando. Claro, uma coisa à qual os líderes são particularmente sensíveis é o custo. Se você puder mostrar que seu sistema atual está desperdiçando dinheiro, provavelmente chamará a atenção deles.
- Demonstre o valor: Em seguida, fale sobre como a gestão estratégica impactará as coisas. Seja específico e forneça dados concretos, como economias projetadas. Se você identificou um parceiro com o qual deseja se engajar ou uma solução tecnológica que deseja implementar, certifique-se de ter o máximo de informações possível sobre a solução e como ela ajudará sua organização.
- Identifique métricas de sucesso chave: Você precisa mostrar aos interessados que está focado em melhorar os resultados do seu programa de gestão de terceiros. Isso significa identificar as principais métricas que você acompanhará à medida que fizer mudanças. Certifique-se de compartilhar não apenas as métricas em si, mas também os KPIs que usará para definir o sucesso. Isso cria responsabilidade, mostrando à liderança que você está comprometido em maximizar o retorno do investimento.
- Esteja preparado para resistência: Se há algo que os líderes empresariais são, é resistentes a gastar dinheiro. Eles provavelmente terão perguntas sobre por que seu programa de gestão de força de trabalho contingente precisa de mais investimento. Mantenha a calma e certifique-se de responder às perguntas da maneira mais completa possível, referindo-se aos dados que você reuniu.
Seu parceiro para a gestão estratégica de força de trabalho
Seguir as melhores práticas de gestão de terceiros descritas neste artigo dará ao seu programa de força de trabalho contingente uma melhor chance de sucesso. Mas não há como escapar do fato de que gerenciar uma grande força de trabalho terceirizada dá muito trabalho.
Isso requer um compromisso significativo de tempo, além do conhecimento e expertise para lidar com questões de conformidade com confiança, realizar um planejamento completo de força de trabalho e investir nas ferramentas e tecnologias certas.
Se você deseja obter o máximo de sua força de trabalho terceirizada sem sobrecarregar sua equipe interna, considere trabalhar com um parceiro externo como a CXC. Temos ajudado empresas como a sua a gerenciar suas forças de trabalho contingentes de maneira eficaz, eficiente e em conformidade por mais de 30 anos
Quer saber mais? Entre em contato com nossa equipe para começar.
