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Navegando pelas melhores práticas de processo de integração de terceirizados
Em tempos econômicos incertos, como o estado atual da economia global, os empregadores tendem a contratar mais terceiros do que talentos permanentes. A necessidade de otimizar processos organizacionais e ser capaz de escalar para cima e para baixo rapidamente exige menos custos fixos e estratégias eficientes de integração da força de trabalho.
Portanto, quando terceiros são contratados para uma empresa nesse contexto, é importante para o empregador que eles se tornem produtivos rapidamente. Por quê? Porque as empresas veem o tempo gasto na integração como dinheiro gasto. Em vez disso, elas querem que eles comecem a trabalhar – imediatamente!
Por outro lado, quando um novo funcionário começa em uma organização, há a expectativa de que ele precisará de algum tempo para se familiarizar com a nova cultura e o novo papel. Mas os terceiros muitas vezes não têm esse luxo. Espera-se que eles entrem em ação rapidamente, com muito pouco tempo gasto com sua equipe direta, outras equipes relevantes da empresa ou a liderança da empresa. É uma introdução falha e problemática para o papel.
E alarmantemente, pode haver implicações legais para a integração inadequada de contratados independentes. Garantir que eles sejam corretamente classificados, definir limites em torno do acesso a arquivos e propriedades intelectuais da empresa e outras considerações operacionais devem ser levados em conta em um processo de integração, também conhecido como Onboarding de terceiros de qualidade.
E é isso que abordaremos hoje.
Desvendando o processo de integração de terceiros
Componentes-chave da integração de terceiros
Há múltiplos fatores a serem considerados em um processo de integração de terceiros de qualidade. Mas isso não significa que a integração precise ser prolongada ou dolorosa. Abaixo, fornecemos um guia para todas as questões obrigatórias que você precisa considerar:
Legal e conformidade: Cobrir todas as questões legais e de conformidade é fundamental para uma relação de trabalho bem-sucedida. Também significa que você evitará a classificação incorreta do trabalhador como terceiro, se, na verdade, você o estiver tratando como um funcionário. As várias legalidades e questões de conformidade que você precisa abordar, de acordo com a legislação local, são:
- Contrato: Um contrato legal abrangente deve cobrir todos os aspectos, como os termos do engajamento, natureza do trabalho, prazos, condições de pagamento, cláusulas de responsabilidade, entre outros.
- Escopo do trabalho: Esta é uma descrição mais detalhada do escopo do trabalho, em comparação com o contrato do contratado. Isso garante que não haja absolutamente nenhuma confusão sobre o que é esperado do contratado.
- Outros documentos legais: Dependendo do tipo de trabalho que o terceiro realizará, você deve considerar outros documentos contratuais, como acordos de confidencialidade (NDAs), acordos de não concorrência, proteção de propriedade intelectual e segredos comerciais, entre outros.
- Documentação de conformidade: Garantir que seu contratado não seja tratado como um funcionário envolverá cadastrá-lo em sua folha de pagamento (ou com sua empresa de gestão de contratados) com os detalhes de sua empresa pessoal e informações fiscais. Isso garante que a relação esteja em conformidade com toda a legislação e regras fiscais relevantes. Uma empresa de gestão de contratados – como a CXC – pode cuidar dessas questões para você.
Orientação e treinamento: Os contratados precisam ser informados sobre suas políticas de RH, políticas gerais da empresa, expectativas culturais e a visão geral da empresa. Eles também precisam ser informados sobre os objetivos do projeto, as expectativas de seu papel e os papéis dos membros da equipe com quem trabalharão. Reuniões com um membro da sua equipe de RH, sua equipe de liderança e sua equipe direta garantirão que todos os aspectos sejam cobertos.
Ferramentas de trabalho e acesso a sistemas: Conceda acesso e permissões ao sistema da sua empresa, na medida em que o terceiro possa realizar seu trabalho. Certifique-se de que essas permissões estejam de acordo com as políticas de privacidade e segurança da empresa. Evite compartilhar senhas e qualquer informação privilegiada da empresa, a menos que seja essencial. Envolva seus especialistas em TI nesse processo. E, o mais importante, organize o acesso a todas as ferramentas e softwares necessários antes que seu contratado comece a trabalhar. Evite arranjos de última hora, pois atrasos ou problemas podem deixar o contratado ocioso no primeiro dia. Isso também resultará em uma má impressão para o contratado – o que será prejudicial para a reputação da sua empresa e para os níveis de engajamento do colaborador terceirizado.
Treinamento de segurança: Pode parecer óbvio, mas fornecer treinamento sobre os protocolos de segurança e proteção do seu local de trabalho pode economizar tempo e dores de cabeça em caso de violação.
Superando desafios no processo de integração de terceiros
Uma vez que as questões obrigatórias estejam resolvidas, não se engane pensando que a integração está concluída. Desafios podem – e muitas vezes surgem. Aqui estão algumas dicas adicionais para evitar qualquer obstáculo na obtenção do trabalho do seu colaborador terceiro:
- Manter a conformidade: As leis trabalhistas e regulamentos variam entre diferentes países e legislações locais, e estão em constante mudança. Portanto, embora você possa estar familiarizado com a integração de terceiros em seu país ou região, o processo pode diferir significativamente ao contratar indivíduos no exterior. Além disso, é essencial garantir que quaisquer modificações no escopo do trabalho não afetem a classificação do contratado.
- Consistência na integração: Reserve um tempo para documentar e estabelecer um processo de integração eficiente e viável; um que possa ser facilmente adaptado para terceiros em diferentes funções, departamentos e projetos em sua organização. Revise esse processo periodicamente para garantir que ele permaneça eficiente e em conformidade. E certifique-se de documentar quaisquer mudanças ou atualizações no processo que possam ser necessárias ao longo do tempo.
- Integração com equipes: Estabeleça um cronograma claro para seus terceiros conhecerem a equipe com a qual trabalharão. Este é um passo crítico no processo, pois torna a introdução à sua empresa uma experiência positiva. Essas apresentações devem incluir seus membros internos da equipe, outros contratados que estão trabalhando no projeto, clientes com quem eles podem precisar interagir e quaisquer outros stakeholders do projeto. Embora os terceiros possam trabalhar de forma independente, eles são uma parte crucial da equipe, e supervisionar esse elemento humano na colaboração é importante.
Melhores práticas para uma integração eficaz de terceiros
Tente pensar na integração de terceiros como outro protocolo de melhores práticas do seu negócio. Estabeleça e mantenha-o nesse padrão. Aqui estão as principais melhores práticas para a integração a serem consideradas:
Sistema de integração automatizado: A natureza multifacetada da integração de terceiros pode apresentar complicações e desafios, especialmente se você estiver usando várias plataformas de tecnologia para gerenciar o processo. Portanto, um sistema de integração automatizado é uma ótima solução. Além de ter tudo em um único local, a experiência para o colaborador terceirizado será muito mais positiva, o que economizará tempo e recursos para sua organização.
Comunicação clara: Durante todo o processo de integração, certifique-se de se comunicar com seus contratados com clareza, precisão e eficácia. Não deixe nada para interpretação. Isso é fundamental para estabelecer uma relação produtiva e de alto desempenho entre o terceiro e a empresa. Uma vez que ele tenha sido integrado, certifique-se de que esteja ciente das linhas abertas de comunicação com o responsável pelo projeto em relação a:
- expectativas do terceiro e do projeto, incluindo cronogramas e entregas do projeto,
tanto da equipe quanto dele; padrões de desempenho para o projeto, incluindo benchmarks, metas e KPIs.
- oportunidade de fornecer feedback, fazer sugestões ou recomendações sobre o projeto; isso permite que a empresa aproveite a experiência do terceiro na indústria.
Oportunidade de feedback: Peça feedback regularmente aos terceiros para construir confiança, manter o engajamento elevado e melhorar a eficiência operacional. Estabeleça reuniões semanais ou quinzenais para garantir que todos estejam alinhados.
Estabeleça um sistema: Crie um sistema onde seus terceirs possam fornecer feedback sobre sua experiência de integração. Onde ocorrerem falhas, preocupações ou omissões, certifique-se de que sejam considerados no processo de integração daqui para frente.
Maximizando os benefícios de uma integração eficaz de terceiros
Um fluxo de trabalho de integração de terceiros bem planejado e abrangente é essencial para uma relação bem-sucedida entre o contratado e a empresa. Ele protege a empresa contra riscos de não conformidade e permite que o terceiro se integre de forma rápida e eficiente ao negócio.
É importante comunicar claramente cada etapa do processo de integração, para que o contratado entenda que seu tempo na empresa é otimizado e que seus serviços são importantes para a organização. Lembre-se de que um processo de integração bem planejado fará o colaborador terceirizado se sentir bem-vindo, engajado, positivo sobre sua empresa e ansioso para começar a trabalhar. E, portanto, desempenhará um papel importante em melhorar a reputação da sua empresa, tornando sua organização uma opção atraente para terceiros.
Defina expectativas claras para o projeto, entregáveis e métricas de sucesso para os terceiros durante o processo de integração e mantenha sempre as linhas de comunicação abertas, para que nunca fiquem “perdidos” dentro da engrenagem organizacional.
Importante: cumpra as melhores práticas na integração de seus terceiros – isso por si só garantirá uma integração tranquila em sua empresa, beneficiando todas as partes envolvidas na relação.
E, por fim, contratar terceiros durante as incertezas econômicas globais atuais não é apenas uma medida inteligente para manter os custos baixos da sua empresa. É também uma excelente maneira de aproveitar talentos de ponta que, cada vez mais, estão optando por “carreira de contratos”. Para garantir que seus terceiros sejam integrados de forma harmoniosa em sua empresa para que possam começar a trabalhar rapidamente, um processo de integração suave é vital.
É aqui que a CXC pode ajudar. Com mais de 30 anos de experiência em gestão de colaboradores independentes em todo o mundo, a CXC tem a tecnologia, a equipe e a expertise para fazer com que seus terceiros comecem a trabalhar mais rápido do que provavelmente você seria capaz internamente. Confira nossos serviços de gestão de força de trabalho aqui. Ou simplesmente nos ligue e vamos conversar.
