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En 2025, muchas empresas se alejaron del modelo tradicional de trabajo y adoptaron estrategias de fuerza laboral más flexibles. Contratar freelancers, empleados temporales y cualquier otro tipo de tercero puede traer muchas ventajas para una empresa.
Pero no hay cómo negarlo: encontrar, integrar, capacitar, gestionar y pagar a estos trabajadores da mucho trabajo. Lee nuestra guía sobre las mejores prácticas de gestión de fuerza laboral contingente para descubrir cómo maximizar el éxito de tu programa de trabajadores contingentes sin sobrecargar a tu equipo.
¿Qué es gestión de fuerza laboral contingente?
La gestión de fuerza laboral contingente es la práctica de supervisar la fuerza laboral no permanente, la gestión de terceros, que incluye freelancers, contratistas independientes, consultores, trabajadores de «changas» y empleados temporales. Abarca todo el proceso, desde la búsqueda e integración hasta la desvinculación y reubicación.
Una gestión eficaz de esta fuerza laboral simplifica el proceso de gestión de terceros, mejorando su experiencia con tu organización. La estrategia correcta puede ayudar a las empresas a mantenerse a la vanguardia de la competencia, reaccionando rápidamente a los cambios internos y externos. Por último, seguir las mejores prácticas de gestión de terceros protege tu negocio, garantizando que las leyes laborales y regulaciones fiscales sean respetadas.
Desafíos en la gestión de terceros y cómo enfrentarlos
Aquí hay algunos de los desafíos que tú puedes enfrentar al gestionar tu fuerza laboral contingente.
Costos elevados de fuerza laboral
La mayoría de las empresas con grandes fuerzas laborales contingentes tienen procesos definidos para buscar nuevos talentos. Pero solo porque esos procesos existen, no significa que los gestores los utilizarán. Gestores que contratan y pagan trabajadores fuera de los canales oficiales de compras resultan en gastos innecesarios, que rápidamente se acumulan.
Para evitar esto, incentiva a los gestores a permanecer dentro de sus canales oficiales, garantizando que sean lo más simplificados y prácticos posible. Educar a los gestores sobre la importancia de usar canales de compras aprobados también es fundamental.
Gestión de compliance y riesgo
La gestión de terceros trae riesgos inherentes de cumplimiento. Por ejemplo, la clasificación incorrecta de trabajadores es un error fácil de cometer y puede llevar a consecuencias serias, como multas, penalidades y daños severos a la reputación.
Usar un sistema de gestión de proveedores (VMS) puede ayudar a automatizar y simplificar los procesos de cumplimiento, manteniendo un registro listo para auditorías de todas las transacciones. Si tú quieres ir más allá, considera trabajar con un socio externo de cumplimiento (como CXC).
Supervisión y eficiencia limitadas
Muchos empleadores de grandes fuerzas laborales contingentes tienen poca idea de cuántos trabajadores están empleando, qué están haciendo o cuánto están siendo pagados. Además de ser extremadamente ineficiente en términos de costos, también puede ser un gran riesgo de cumplimiento.
Nuevamente, implementar una herramienta de software como un VMS puede ser la respuesta. Estas herramientas te permiten hacer un seguimiento de todos los trabajadores contingentes a lo largo de su jornada en tu organización y ofrecen visibilidad de todos los aspectos de tu fuerza laboral tercerizada. Ellas también pueden ahorrarte un tiempo considerable al automatizar tareas y procesos clave.
Acceso a talentos
Una combinación de cambios demográficos, reducción de la participación en la fuerza laboral y escasez de habilidades en industrias clave significa que muchas organizaciones están luchando para encontrar los talentos que necesitan en 2025. Y ese problema se aplica tanto a los trabajadores tercerizados como a los empleados permanentes.
No hay una única solución aquí. Pero, en última instancia, las empresas pueden superar el desafío pensando fuera de la caja cuando se trata de buscar y seleccionar talentos. Esto puede significar:
- Contratar de países o regiones donde las habilidades difíciles de encontrar son más disponibles
- Trabajar con instituciones educativas para entrenar y desarrollar nuevos talentos
- Usar contratación basada en habilidades en vez de depender de cualificaciones
- Considerar candidatos de carreras menos tradicionales
Problemas con escalabilidad y flexibilidade
La mayoría de las necesidades de fuerza laboral contingente de las organizaciones no son fijas, sino que fluctúan a lo largo del año. Y la incapacidad de reaccionar rápidamente a los cambios en la demanda puede ser una desventaja importante, pues lleva a gastos excesivos y uso ineficiente de recursos.
Para evitar esto, los empleadores deben conducir una planificación de fuerza laboral completa. Esto significa prever las necesidades de trabajo lo más precisamente posible para determinar cuándo y cómo los trabajadores contingentes serán necesarios en el futuro. Hacer esas previsiones con precisión garantiza que siempre tendrás las personas necesarias para alcanzar tus objetivos y la flexibilidad para reducir cuando sea necesario.
Trabajar con un socio experimentado en soluciones de fuerza laboral, como CXC, puede ayudarte a maximizar la flexibilidad y permanecer lo más ágil posible.
6 mejores prácticas adicionales para una gestión exitosa de la fuerza laboral contingente
Cubrimos algunas de las mejores prácticas de gestión de terceros en la sección anterior. Echemos un vistazo a algunas más para darle a tu organización la mejor oportunidad de éxito.
1. Establece procesos estructurados
Si tú no tienes control total sobre tus procesos de gestión de fuerza laboral contingente, probablemente verás un aumento en los gastos innecesarios, problemas de cumplimiento y visibilidad limitada. Para evitar esto, tú debes establecer procesos rígidos y definidos para todo relacionado con tu fuerza laboral contingente, y garantizar que sean seguidos.
Por ejemplo, los gestores solo deben poder contratar trabajadores por medio de canales aprobados y deben seguir un proceso de cumplimiento consistente para cada trabajador. Tú también debes tener procesos definidos para cosas como integración, entrenamiento, gestión de desempeño, nómina, desvinculación y más.
2. Establece canales de comunicación claros
Establecer canales de comunicación claros entre trabajadores, gestores y tu organización es fundamental para una gestión de terceros eficaz. Esto garantiza que los trabajadores comprendan totalmente sus tareas y que los gestores sean informados rápidamente sobre cualquier problema o preocupación. En última instancia, esto ayuda a tornar la experiencia de los trabajadores en tu organización lo más suave y positiva posible.
3. Simplifica los procesos de integración
El proceso de integración tiene como objetivo proporcionar a los trabajadores las herramientas y el conocimiento que necesitan para volverse productivos lo más rápido posible. Pero, mientras muchas empresas gastan mucho tiempo diseñando procesos de integración para contrataciones permanentes, los trabajadores tercerizados son frecuentemente negligenciados.
Desarrollar un proceso de integración estandarizado para ellos no solo los pone rápidamente al día, sino que también puede ayudarlos a sentirse conectados a tu organización, incentivando el compromiso y la retención. Para aliviar la carga sobre tu equipo interno, considera trabajar con un socio externo experimentado (como CXC) para desarrollar y gestionar tu proceso de integración de terceros.
4. Acompaña y reconoce el desempeño
Así como los empleados permanentes, los trabajadores contingentes se benefician de feedback regular y reconocimiento. Considera establecer un sistema para acompañar el desempeño de los trabajadores tercerizados y recompensar el excelente trabajo. Esto no solo lleva a mejores resultados generales, a medida que los trabajadores son incentivados a mejorar, sino que también puede aumentar la moral entre tu equipo contingente. En última instancia, esto puede resultar en mayores niveles de lealtad y compromiso.
5. Realiza auditorías de cumplimiento regulares
La mayoría de las empresas que contratan trabajadores tercerizados poseen verificaciones de cumplimiento como parte del proceso de integración. Esto permite que verifiquen el estatus de empleo de cada trabajador, evitando el riesgo de multas, penalidades y daños a la reputación que viene con clasificaciones incorrectas.
No obstante, como el estatus de un trabajador puede cambiar en el transcurso de un contrato, es importante realizar verificaciones regulares durante el tiempo que estén con tu empresa. Tú puedes querer hacer esto como parte de un proceso de auditoría más amplio que también considere aspectos como cumplimiento fiscal, leyes laborales y riesgos de co-empleo. Trabajar con un socio de cumplimiento como CXC puede ayudar a facilitar ese proceso, minimizando tu riesgo de multas, honorarios legales y otras consecuencias de la no conformida.
6. Monitorea y ajusta continuamente
Tu programa de gestión de fuerza laboral contingente probablemente no será perfecto desde el primer día. Lo importante es ajustarlo y mejorarlo a lo largo del tiempo, para que cada versión sea al menos un poco mejor que la anterior.
Para hacer esto, tú necesitarás monitorear cuidadosamente el desempeño de tu programa por medio de indicadores clave de desempeño (KPIs). Esos KPIs pueden estar relacionados a costos, eficiencia, satisfacción de los trabajadores o desempeño, por ejemplo. A medida que tú acompañas esas métricas a lo largo del tiempo, podrás ver cuáles aspectos de tu plan están funcionando como esperado y cuáles necesitan mejoras.
Construyendo un caso de negocios para la gestión estratégica de fuerza laboral contingente
Una gestión de terceros eficaz puede traer muchos beneficios para una organización, pero eso tiene un costo. Ya sea para traer un socio externo, invertir en una nueva solución tecnológica o simplemente dedicar más recursos a la gestión de fuerza laboral contingente, tú probablemente necesitarás el apoyo de las principales partes interesadas de tu organización.
Aquí hay algunos consejos para ayudarte a construir un caso de negocios para la gestión estratégica de fuerza laboral contingente:
- Comienza con los puntos problemáticos: El primer paso es hablar sobre los problemas con tu sistema actual. Tú necesitarás hacer tu investigación y llegar a la mesa munido de datos, incluyendo métricas de contratación, puntajes de satisfacción de los trabajadores y cualquier otra cosa que demuestre los problemas que estás enfrentando. Claro, una cosa a la que los líderes son particularmente sensibles es el costo. Si tú puedes mostrar que tu sistema actual está desperdiciando dinero, probablemente llamarás su atención.
- Demuestra el valor: En seguida, habla sobre cómo la gestión estratégica impactará las cosas. Sé específico y proporciona datos concretos, como economías proyectadas. Si tú identificaste un socio con el que deseas comprometerte o una solución tecnológica que deseas implementar, asegúrate de tener la mayor cantidad de información posible sobre la solución y cómo ella ayudará a tu organización.
- Identifica métricas de éxito clave: Tú necesitas mostrar a los interesados que estás enfocado en mejorar los resultados de tu programa de gestión de terceros. Esto significa identificar las principales métricas que tú acompañarás a medida que hagas cambios. Asegúrate de compartir no solo las métricas en sí, sino también los KPIs que usarás para definir el éxito. Esto crea responsabilidad, mostrando al liderazgo que tú estás comprometido en maximizar el retorno de la inversión.
- Estate preparado para resistencia: Si hay algo que los líderes empresariales son, es resistentes a gastar dinero. Ellos probablemente tendrán preguntas sobre por qué tu programa de gestión de fuerza laboral contingente necesita más inversión. Mantén la calma y asegúrate de responder a las preguntas de la manera más completa posible, refiriéndote a los datos que tú reuniste.
Tu socio para la gestión estratégica de fuerza laboral
Seguir las mejores prácticas de gestión de terceros descritas en este artículo le dará a tu programa de fuerza laboral contingente una mejor oportunidad de éxito. Pero no hay cómo escapar del hecho de que gestionar una gran fuerza laboral tercerizada da mucho trabajo.
Eso requiere un compromiso significativo de tiempo, además del conocimiento y expertise para lidiar con cuestiones de cumplimiento con confianza, realizar una planificación completa de fuerza laboral e invertir en las herramientas y tecnologías correctas.
Si tú deseas obtener el máximo de tu fuerza laboral tercerizada sin sobrecargar a tu equipo interno, considera trabajar con un socio externo como CXC. Tenemos ayudado a empresas como la tuya a gestionar sus fuerzas de trabajo contingentes de manera eficaz, eficiente y en cumplimiento por más de 30 años.
¿Quieres saber más? Ponte en contacto con nuestro equipo para comenzar.
