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Contratar diferentes tipos de trabajadores externos permite que las empresas accedan a habilidades críticas, aumenten su fuerza laboral durante períodos de alta demanda y adopten un enfoque flexible y ágil para la gestión de la fuerza laboral.
Hoy en día, más y más empresas están expandiendo el alcance de sus programas de fuerza laboral contingente contratando trabajadores a través de compromisos de declaración de trabajo (SoW – Statement of Work)
Aunque los trabajadores de SoW forman parte de la fuerza laboral no empleada, sería un error agruparlos con trabajadores de aumento de equipo reclutados por agencias de empleo y contratados en regímenes basados en tiempo.
En este artículo, vamos a explicar qué es un contrato de declaración de trabajo, cuándo debe ser usado y algunos de los desafíos y trampas involucradas. También compartiremos nuestro consejo sobre cómo abordar la gestión de SoW de manera estratégica y bien pensada, que puede ayudarte a reducir costos y disminuir riesgos de cumplimiento.
¿Qué es un contrato de declaración de trabajo (SoW)?
Primero, una definición: una declaración de trabajo (SoW) es un acuerdo comercial entre dos partes en el cual una parte acuerda proporcionar ciertos servicios a la otra. El objetivo de una SoW es delinear las metas y parámetros de un proyecto para que ambas partes sepan lo que se espera de ellas.
Las empresas utilizan SoWs cuando contratan trabajadores no empleados, como freelancers, consultores u otro tipo de tercero, para trabajar en un proyecto específico. La empresa cliente generalmente tiene poco control sobre cómo, cuándo o dónde se realiza el trabajo.
Crear una SoW detallada garantiza que tanto tú como el trabajador comprendan precisamente cómo será un determinado proyecto. Las SoWs normalmente incluyen detalles sobre los entregables del proyecto, plazos principales, términos y condiciones de pago y cualquier otra cosa necesaria para la conclusión exitosa del proyecto.
Trabajo de SoW vs. trabajadores contingentes tradicionales: principales diferencias
El método tradicional de contratar trabajadores externos es reclutarlos a través de una agencia de empleo. Estos trabajadores generalmente son incorporados al negocio en un régimen de plazo fijo y reciben una tarifa horaria con base en hojas de tiempo que envían a la empresa.
Los trabajadores contratados bajo un SoW generalmente son considerados autónomos, lo que significa que no están sujetos a los mismos requisitos de pago o impuestos que los trabajadores de agencia.
Los trabajadores de SoW generalmente son pagados con base en hitos, en lugar de por las horas trabajadas — aunque hay algunas excepciones. Este tipo de trabajador generalmente tiene un costo más alto, pero también está más invertido en los resultados del proyecto, y su foco está más en proporcionar valor a largo plazo y alineación con las metas del negocio que los trabajadores contingentes tradicionales.
Tipos de SoW
Cada SoW es diferente porque se basa en las especificidades del proyecto para el cual estás contratando. Dicho esto, hay tres principales tipos de SoW que probablemente encontrarás:
- SoW de diseño
Un SoW de diseño es el tipo más detallado de SoW que probablemente encontrarás. Él proporciona una descripción clara de las metas del proyecto, así como de las tareas específicas necesarias para alcanzarlas.
Este tipo de SoW incluye análisis paso a paso de cada fase del proyecto, así como las herramientas, materiales y mejores prácticas que el contratado debe usar para completarlo. Él deja muy poco espacio para flexibilidad por parte del trabajador.
SoWs de diseño son típicamente usados cuando hay un entregable específico y tangible siendo producido — que puede ser cualquier cosa, desde un diseño de edificio hasta un nuevo sitio web. - SoW de nivel de esfuerzo
Un SoW de nivel de esfuerzo es un tipo más flexible de SoW. Aunque aún delinea expectativas para el trabajo que está siendo realizado, es menos detallado cuanto a las especificidades.
Este tipo de SoW es típicamente usado para terceros que trabajan por hora. Aunque el tercero pueda tener más control sobre el proceso de lo que tendría con un SoW de diseño, un SoW de nivel de esfuerzo aún contiene directrices que ellos necesitan seguir. - SoW basado en desempeño
Un SoW basado en desempeño proporciona detalles sobre el resultado esperado del proyecto — no necesariamente cómo ese resultado será alcanzado. En él, la empresa describe las métricas por las cuales medirá el éxito del proyecto, para que el contratado sepa lo que se espera de él.
Sin embargo, el cómo, el qué, dónde y cuándo queda principalmente a cargo del trabajador. Esto significa que él tiene mucho más flexibilidad para completar el proyecto conforme lo considere adecuado.
El dilema de la clasificación incorrecta: Dominando las complejidades de los compromisos de SoW
Un compromiso de SoW generalmente es apropiado solo cuando necesitas contratar un freelancer o especialista independiente para un proyecto único. Sin embargo, algunas empresas usan compromisos de SoW para diferentes tipos de trabajo — lo que puede llevar a problemas.
Por ejemplo, algunas empresas descubren que los gestores de contratación usan compromisos de SoW para contratar trabajadores que son contratados solo con base en el tiempo y pagados una tarifa diaria, independientemente de alcanzar resultados específicos.
Ellos pueden hacer esto para contornar procesos y políticas formales de fuerza de trabajo contingente, como listas de proveedores aprobados, restricciones de permanencia o límites de tarifas. Además, los trabajadores de SoW pueden no ser contados como efectivo y muchas veces pueden ser pagados usando un presupuesto diferente del que los trabajadores externos tradicionales — lo que puede tornarlo una solución alternativa tentadora
Sin embargo, esto puede llevar a una serie de ineficiencias y riesgos. Por un lado, empresas que contratan trabajadores en régimen de SoW cuando en verdad son contratados tradicionales basados en tiempo pueden acabar pagando tarifas inflacionadas. Como esto sucede fuera del programa oficial de fuerza de trabajo contingente de la empresa, también puede llevar a problemas de visibilidad.
Hay también implicaciones legales para este abordaje. Trabajadores temporales y contratados pueden tener derechos laborales a los cuales el trabajo de SoW normalmente no tiene acceso. Esto significa que empresas que intentan contratar terceros a través de caminos alternativos a través de SoWs pueden enfrentar reivindicaciones relacionadas a beneficios perdidos, como pago por enfermedad o protecciones de desempleo.
Enfoques estratégicos para la gestión de SoW
Parte del problema con los compromisos de SoW es que frecuentemente ocurren fuera de los procesos y políticas oficiales de fuerza laboral tercerizada de la empresa. Al crear un sistema estratégico y estructurado para esos compromisos, tú puedes controlar mejor tus costos, mitigar el riesgo de clasificación incorrecta de trabajadores y maximizar el retorno sobre la inversión del compromiso de SoW
La idea es impedir que los gestores usen compromisos de SoW como una solución alternativa para sus políticas y procesos de fuerza laboral tercerizada existentes. Eso no significa que los gestores nunca deban poder contratar trabajadores de SoW — pero eso debe ser reservado para situaciones donde es realmente apropiado, como cuando hay un entregable específico a ser creado.
En última instancia, se trata de fomentar una cultura organizacional donde todos entiendan el valor y los matices de los compromisos de SoW.
Aquí hay algunos consejos para ayudarte:
- Encuentra estrategias para aumentar la visibilidad: Comprender exactamente cómo es tu fuerza de trabajo tercerizada es crítico, pero muchas organizaciones carecen de la tecnología y de los recursos para mantener total visibilidad. Usar una herramienta como un VMS puede ayudarte a capturar los datos de la fuerza de trabajo de que tú necesitas para construir procesos más robustos y obtener más de tu programa de gestión de SoW.
- Obtén apoyo de los principales participantes: Si tú deseas que tu programa de gestión de SoW funcione, necesitas el apoyo de los ejecutivos de la empresa y de otras partes interesadas. Tú debes identificar esas personas temprano e involucrarlas en el desarrollo y ejecución de planes de compromiso, comunicación y gestión de cambios a medida que tu programa se desarrolla.
- Evalúa tus procesos de contratación y adquisición: En muchas organizaciones, los gestores de contratación buscan talentos de SoW en sus propias redes, lo que puede llevar a muchos problemas. Sin pasar por los canales adecuados, no hay cómo saber si un trabajador es realmente adecuado para el trabajo — y hay también el riesgo de clasificación incorrecta. Tú necesitas configurar procesos de contratación estructurados que los gestores no puedan ignorar si tú quieres mantener el control sobre tu programa de gestión de SoW.
- Incorpora verificaciones de cumplimiento en tu processo: Los riesgos de cumplimiento son abundantes cuando tú contratas talentos de SoW. Y, si tú quieres evitar poner tu negocio en riesgo, tú necesitas incorporar las verificaciones apropiadas en tu proceso de contratación de trabajadores. Si tú no posees la experiencia necesaria internamente, tú puedes necesitar consultar especialistas legales externos o trabajar con un socio de soluciones de fuerza de trabajo (como la CXC).
- Revisa e itera continuamente: Tu estrategia de gestión de SoW puede no comenzar perfecta — y todo bien. Tú debes buscar feedback regular sobre tus procesos de gestores de contratación, adquisiciones, RH y hasta mismo de los propios trabajadores, y después adaptar tu programa conforme necesario.
Gestión de SoW simplificada y en cumplimiento con la CXC
En la CXC, proporcionamos una gama de soluciones de fuerza de trabajo — incluyendo la gestión de SoW.
Si tu organización está sufriendo con compromisos de SoW desordenados, podemos trabajar contigo para determinar cuáles de ellos son legítimos y cuáles deben ser reclasificados a través de un modelo diferente
En resumen, podemos ayudarte a gestionar toda tu fuerza de trabajo contingente — incluyendo tus trabajadores de SoW — de forma compatible a través de una solución simplificada y económica.
¿Mencionamos que somos especialistas en compliance? Con la CXC, tú no necesitarás preocuparte con riesgos para tu negocio relacionados a la clasificación incorrecta de trabajadores, co-empleo o impuestos.
¿Quieres saber más? Habla con nuestro equipo para comenzar.
