Cómo Iniciar su estrategia para construir una fuerza laboral contingente

Introdución

En el dinámico escenario empresarial actual, los modelos tradicionales de fuerza laboral tienen sus limitaciones, especialmente cuando se trata de satisfacer las demandas de un mercado en constante cambio. Las organizaciones recurren cada vez más a fuerzas de trabajo contingentes para acceder a habilidades especializadas, escalar operaciones y reducir costos, manteniéndose así competitivas.

¿Pero por dónde empezar? Construir una estrategia de fuerza laboral contingente exitosa requiere una planificación y ejecución cuidadosas.

Puede comenzar aquí: este artículo discutirá los pasos esenciales para Iniciar su estrategia para construir una fuerza laboral contingente y posicionar su empresa para el éxito a largo plazo.

Entendiendo la necesidad de una estrategia de fuerza laboral contingente

La fuerza laboral actual exige flexibilidad, tanto para los empleadores como para los empleados. Las empresas deben adaptarse a esta realidad adoptando un modelo de fuerza laboral tercerizada, también llamada contingente.

Dinámicas cambiantes de la fuerza laboral que requieren un modelo más flexible

Aquí tiene un resumen rápido del por qué las empresas recurren a un modelo de fuerza laboral tercerizada:

• Flexibilidad: Los freelancers y contratistas ayudan a las empresas a escalar su fuerza laboral según las necesidades del proyecto.
• Habilidades bajo demanda: Acceso a especialistas con las habilidades más recientes y demandadas para proyectos específicos sin los compromisos y costos generales relacionados con las contrataciones a tiempo completo.
• Enfoque basado en proyectos: Los contratistas son perfectos para trabajos basados en proyectos, permitiendo a las empresas formar el equipo adecuado para cada iniciativa.
• Alcance global: Un pool de talentos más amplio trasciende las limitaciones geográficas, permitiendo a las empresas contratar expertos altamente calificados.
• Altibajos económicos: Aumente o reduzca rápidamente la fuerza laboral según las condiciones financieras, optimizando recursos y mitigando riesgos.

Beneficios de una fuerza de trabajo contingente

Las empresas ahorran en beneficios, pueden escalar la fuerza laboral de manera flexible y pagar por proyecto, reduciendo los riesgos a largo plazo.

Las empresas pueden ajustar el tamaño de la fuerza laboral según la necesidad, acceder rápidamente a habilidades especializadas y adaptarse a mercados cambiantes. Esta agilidad las ayuda a competir y llevar productos al mercado más rápido.

Un pool global de talentos permite que las empresas obtengan habilidades altamente especializadas y perspectivas diversas para la innovación.

Las empresas obtienen acceso a conocimientos profundos y nuevas ideas de expertos, fomentando la creatividad y desafiando las normas existentes.

Objetivos de proyecto bien definidos y contratistas motivados conducen a un trabajo eficiente, a la finalización más rápida de los proyectos y a la mejora de la eficiencia general de la empresa.

Procesos simplificados, menor tiempo de reclutamiento y una integración estandarizada reducen la carga de trabajo de RRHH, liberándolo para iniciativas estratégicas.

Importancia de la planificación estratégica

Construir una estrategia de fuerza laboral contingente exitosa depende de su alineación con los objetivos de su empresa. Este enfoque garantiza que atraiga y utilice los talentos correctos. Los objetivos comerciales claros guían sus decisiones sobre las habilidades y conocimientos específicos necesarios dentro de su fuerza laboral contingente.

Asegure que su estrategia de fuerza laboral contingente esté alineada con sus objetivos empresariales

Un enfoque más dirigido maximiza el retorno sobre la inversión al evitar una entrada innecesaria de talentos y alocar estratégicamente recursos para adquirir trabajadores contingentes con el conjunto de habilidades perfecto para proyectos prioritarios.

Cuando los contratistas entienden los resultados deseados, es más probable que contribuyan al éxito del proyecto. Además, objetivos claros permiten establecer métricas para medir el desempeño y la eficacia general de su fuerza laboral contingente en la consecución de los objetivos empresariales.

Garantizar Siempre la Conformidad y la Eficiencia

Garantizar la conformidad y la eficiencia con su estratégia de gestão de fuerza laboral contingente traerá las siguientes recompensas:

• Mitigación de riesgos: Adherirse a las leyes laborales y regulaciones reduce el riesgo de litigios, multas y sanciones.

• Protección de la marca: Un historial sólido de conformidad mejora la reputación de la empresa como empleador ético y responsable.

• Atracción de talentos: La conformidad atrae a talentos de primer nivel que prefieren trabajar con empresas que priorizan prácticas laborales justas.

• Eficiencia operativa: Procesos simplificados y directrices claras mejoran la eficiencia y reducen las cargas administrativas.

• Ahorro de costos: Evitar honorarios legales y penalidades asociadas a la no conformidad resulta en economías de costos a largo plazo.

• Moral de los empleados: Las prácticas conformes fomentan un ambiente de trabajo positivo, aumentando la moral y la productividad de los empleados.

El incumplimiento de la conformidad tendrá consecuencias financieras y reputacionales, tales como:

• Penalidades financieras: La clasificación incorrecta de trabajadores como contratistas independientes puede resultar en penalidades fiscales significativas, salarios retroactivos y pago de horas extras.

• Disputas legales: La no conformidad puede llevar a procesos judiciales y disputas legales, dañando la reputación de la empresa y generando costos legales.

• Daños a la marca: El escrutinio público y la publicidad negativa derivada de fallas en la conformidad pueden erosionar la confianza y la lealtad de los clientes.

• Interrupciones operativas: Los problemas de conformidad pueden llevar a auditorías, investigaciones y posibles interrupciones en los negocios.

• Desafíos en la adquisición de talentos: Una reputación de no conformidad puede alejar a los mejores talentos de trabajar con la empresa.

Desarrollando la Estrategia Central de Fuerza Laboral Contingente

Evaluando las Necesidades del Negocio

Evalúe su Fuerza Laboral Actual:

• Inventario de habilidades: Realice una auditoría de habilidades para evaluar las habilidades y la experiencia de sus empleados a tiempo completo. Esto puede implicar encuestas, autoevaluaciones de habilidades o revisiones de desempeño.

• Brechas de habilidades vs. puntos fuertes: Compare su inventario de habilidades con sus objetivos comerciales. ¿Existen habilidades críticas que necesita añadir para avanzar su empresa hacia sus objetivos?

Determinando las Necesidades Futuras de Habilidades:

• Metas e iniciativas futuras: Evalúe las metas a largo plazo de su empresa y las iniciativas futuras. ¿Qué nuevos mercados planea ingresar? ¿Qué productos o servicios planea desarrollar?

• Habilidades para o sucesso futuro: Con base en sus planes, identifique las habilidades y conocimientos específicos necesarios para alcanzar esos objetivos. Estas habilidades pueden no estar disponibles de inmediato en su fuerza laboral actual.

Necesidades Basadas en Proyectos

Demandas estacionales

Análisis de tendencias pasadas: Revise los cronogramas de proyectos futuros para anticipar períodos de aumento en las necesidades de personal. Esto permite una planificación proactiva.

Revisión del pipeline de proyectos: Revise los cronogramas de proyectos futuros para anticipar períodos de aumento en las necesidades de personal. Esto permite una planificación proactiva.

Proyectos especializados

Análisis de brechas de habilidades: Defina claramente las habilidades y conocimientos necesarios para completar el proyecto. ¿Estas habilidades están actualmente disponibles en su fuerza laboral a tiempo completo?

Duración del proyecto: Considere el cronograma del proyecto. ¿Es un proyecto a corto plazo con un alcance bien definido? Si es así, una fuerza laboral contingente ofrece experiencia enfocada sin compromisos y costos a largo plazo.

Definiendo roles y responsabilidades

Tipos de trabajadores contingentes

Existen diferentes tipos de trabajadores contingentes a los que puede recurrir según las necesidades actuales de su empresa.

• Freelancers

Son individuos autónomos que ofrecen sus servicios a varios clientes en una base de proyecto a proyecto. Tienen total autonomía sobre su trabajo, incluyendo cuándo y dónde trabajan.

• Contratistas independientes

Los contratistas independientes también son autónomos, pero normalmente trabajan para un único cliente o empresa en un proyecto específico o por un período definido. Comparados con los freelancers, suelen tener una relación más estructurada con el cliente. Los contratistas independientes son típicos en áreas como TI, ingeniería y consultoría.

• Empleados temporales

Las empresas contratan empleados temporales por un período específico, a menudo de corto plazo, para cubrir proyectos específicos, picos estacionales o ausencias de empleados permanentes. El empleo temporal se basa en un contrato temporal con una fecha de finalización definida. Como el trabajo es a corto plazo, los empleados temporales generalmente tienen beneficios limitados o inexistentes.

• Empleados a medio tiempo

Trabajan menos horas que los empleados a tiempo completo (generalmente menos de 35 horas a la semana), pero de manera continua con un horario regular. Los empleados a medio tiempo pueden recibir algunos beneficios, pero generalmente con una cobertura o elegibilidad reducida en comparación con los empleados a tiempo completo.

Descripciones de trabajo y requisitos

• Definiciones claras de roles

Para garantizar el alineamiento entre la empresa y los trabajadores contingentes, cree descripciones de trabajo claras y completas, delineando funciones, responsabilidades y expectativas. Estas descripciones deben incluir entregables, calificaciones, estructuras de reporte, métricas de desempeño y detalles de compensación.

• Conjuntos de habilidades específicas necessárias

Desarrolle una matriz de habilidades para ayudar a combinar trabajadores contingentes con proyectos alineados con su experiencia. De esta manera, las empresas optimizan la asignación de recursos y aumentan el éxito de los proyectos; además, una matriz de habilidades ayuda en la gestión del talento, evaluación del desempeño y planificación estratégica de la fuerza laboral.

Construyendo un Plan de Reclutamiento

Además de desarrollar una Propuesta de Valor al Empleado (EVP) atractiva para atraer a los mejores talentos contingentes, es necesario maximizar su alcance, aprovechando plataformas en línea y estableciendo asociaciones con agencias adecuadas. Además, utilice técnicas de entrevista eficaces y procesos de evaluación de habilidades para encontrar el talento que mejor se ajuste a su empresa.

Identifique fuentes de talento

• Utilizando plataformas en línea: Las plataformas en línea son esenciales para encontrar talento contingente. Para expandir su alcance, utilice mercados de freelancers (Upwork y Fiverr), redes sociales (LinkedIn y Facebook) y plataformas específicas de la industria (Toptal y Guru).

• Asociaciones con agencias de reclutamiento: Las agencias ofrecen experiencia en el sector, acceso a un pool más amplio de talentos y se encargan del proceso de selección, ahorrando tiempo y recursos para las empresas. También mitigan riesgos de conformidad y ofrecen flexibilidad para ajustar la fuerza laboral según las necesidades del proyecto, como CXC Global.

Cree un proceso eficiente de selección

• Procesos de selección y evaluación: Enfóquese en entrevistas conductuales para evaluar el desempeño pasado y verifique referencias de manera minuciosa. Además, evalúe el ajuste cultural para proyectos a largo plazo y revise portafolios cuando sea relevante. Este enfoque integral garantiza decisiones de contratación más informadas.

• Evaluaciones de habilidades: Las empresas deben identificar habilidades clave, crear evaluaciones relevantes y estandarizar el proceso de evaluación. Al integrar estas evaluaciones con otros métodos y actualizarlas continuamente, las empresas pueden tomar decisiones de contratación basadas en datos, mejorar la calidad de la fuerza laboral y optimizar los resultados de los proyectos.

Onboarding e Integración

Programas efectivos de Onboarding

El entrenamiento inicial debe incluir:

• Comunicación clara de los objetivos del proyecto, expectativas y el rol del trabajador.
• Introducción a la cultura y valores de la empresa.
• Entrenamiento específico del proyecto.
• Presentación al equipo del proyecto.
• Establecimiento de canales de comunicación.
• Clarificación de las expectativas de desempeño.

La orientación de la empresa debe abordar:

• Misión, visión y valores de la empresa  — Esto ayuda a los trabajadores contingentes a entender los objetivos de la empresa y cómo su trabajo contribuye a ellos.
• Estructura organizacional y canales de comunicación — Destaque la cultura de la empresa y las expectativas de comportamiento.
• Manual del empleado, código de conducta y protocolos de seguridade – Proporcione una copia digital o física del manual del empleado, delineando las políticas, procedimientos y beneficios de la empresa (si corresponde).
• Procedimientos de emergência — Detalle los procedimientos de emergencia y la información de contacto en caso de emergencias.

Integración de los trabajadores contingentes en los equipos

Herramientas de colaboración

• Software de gestión de proyectos: Plataformas como Asana, Trello o Monday.com permiten asignar tareas, seguir el progreso y facilitar la comunicación entre los miembros del equipo, incluidos los trabajadores contingentes.
• Herramientas de comunicación: Plataformas de mensajería instantánea (Slack y Teams), videoconferencias (Zoom y Google Meet) y correos electrónicos son cruciales para la comunicación y colaboración en tiempo real.
• Herramientas de compartición de documentos y colaboración: Plataformas basadas en la nube, como Google Drive, Dropbox o SharePoint, permiten el acceso compartido a documentos y la edición colaborativa.
• Tableros virtuales: Los equipos pueden usar Miro o Mural para brainstorming, mapeo de ideas y resolución colaborativa de problemas.

Técnicas de Colaboración

• Check-ins regulares: Programe reuniones o check-ins regulares para discutir el progreso del proyecto, abordar desafíos y asegurar que todos estén alineados.
• Canales de comunicación claros: Establezca protocolos de comunicación claros para evitar malentendidos y retrasos.
• Construcción de equipos virtuales: Organice actividades virtuales de team building para fomentar relaciones y colaboración entre los miembros del equipo.
• Compartición de conocimiento: Fomente la compartición y colaboración a través de foros, wikis o sistemas de gestión del conocimiento.

Construyendo una cultura de apoyo

• Comunicación abierta: Promueva una cultura de comunicación abierta donde los trabajadores contingentes se sientan cómodos haciendo preguntas, compartiendo ideas y proporcionando retroalimentación.
• Inclusión y pertenencia: Haga que los trabajadores contingentes se sientan valorados y parte del equipo. Organice eventos sociales o encuentros virtuales para construir relaciones.
• Mentoría y apoyo: Asigne mentores o colegas para apoyar a los trabajadores contingentes durante el período inicial y proporcionar orientación.
• Reconocimiento y apreciación: Reconozca y valore las contribuciones de los trabajadores contingentes. Celebre sus éxitos y aportaciones al equipo.
• Igualdad de oportunidades: Garantice que los trabajadores contingentes tengan acceso equitativo a recursos, capacitación y oportunidades de desarrollo, al igual que los empleados a tiempo completo.

Expandendo y optimizando su estrategia de fuerza de trabajo contingente

Gestión y evaluación de desempeño

Estableciendo métricas de desempeño

• Indicadores clave de desempeño (KPIs): Las empresas pueden usar KPIs para medir el desempeño de la fuerza de trabajo contingente estableciendo metas claras y medibles, siguiendo métricas clave como productividad, calidad y cumplimiento de plazos, proporcionando retroalimentación regular y utilizando los datos para tomar decisiones informadas sobre la optimización de la fuerza laboral y recompensas.

• Mecanismos regulares de feedback:  Las empresas pueden usar herramientas como paneles de desempeño, reuniones individuales y sesiones de retroalimentación específicas de proyectos para seguir el progreso, identificar áreas de mejora y proporcionar reconocimiento a tiempo. Este ciclo continuo de feedback ayuda a asegurar que los trabajadores contingentes estén alineados con los objetivos del proyecto y entregando los resultados esperados.

Evaluando el éxito y áreas de mejora

• Revisiones de desempeño: Al evaluar el desempeño en relación con los objetivos del proyecto, identificando áreas de desarrollo de habilidades y documentando hallazgos, las empresas pueden optimizar la utilización de la fuerza laboral, recompensar los mejores desempeños y tomar decisiones basadas en datos para futuros proyectos.

• Planes de mejora continua: Al proporcionar retroalimentación regular, fomentar el desarrollo de habilidades, optimizar procesos e incentivar la colaboración, las empresas pueden crear un entorno dinámico que impulsa el desempeño, la innovación y el éxito general de los negocios.

Consideraciones legales y de conformidad

Comprendiendo las leyes laborales

• Obligaciones contractuales: Las empresas deben redactar contratos con trabajadores contingentes de manera meticulosa para evitar problemas legales y operacionales. Estos acuerdos deben aclarar el estatus del trabajador como contratista independiente, freelancer o empleado temporal. El contrato también debe definir explícitamente el alcance del trabajo, incluyendo entregables, plazos y derechos de propiedad intelectual.

• Clasificación del trabajador: La clasificación adecuada del trabajador es crucial para las empresas que utilizan una fuerza laboral contingente. La clasificación incorrecta puede llevar a graves consecuencias legales y financieras, incluyendo sanciones fiscales, violaciones de leyes laborales y relaciones empleador-empleado no intencionales. Factores como el control conductual, el control financiero y la naturaleza de la relación influyen en la clasificación. Determinando con precisión el estatus del trabajador, las empresas pueden mitigar riesgos, garantizar conformidad y mantener relaciones positivas con su fuerza laboral contingente.

Garantizando conformidad regulatoria

• Regulaciones de salud y seguridad: Las empresas deben priorizar la salud y la seguridad de su fuerza laboral contingente — regulaciones clave como OSHA exigen condiciones de trabajo seguras para todos los empleados, incluidos los trabajadores contingentes. La conformidad con las leyes de compensación de trabajadores es crucial para proteger a estos trabajadores en caso de lesiones. Además, las empresas deben adherirse a las leyes de igualdad de oportunidades de empleo y regulaciones de salario y horario para evitar discriminación y garantizar una compensación justa.

• Privacidad y seguridad de datos: Proteger los datos es vital al gestionar trabajadores contingentes. Las empresas deben minimizar la recopilación de datos, cifrar información sensible, controlar el acceso, evaluar regularmente la seguridad y tener un plan para violaciones de datos. La capacitación en privacidad de datos para los trabajadores y la conformidad con las leyes de protección de datos también son esenciales.

Aprovechando la tecnología y herramientas

Software de gestión de la fuerza laboral

• Seguimiento de tiempo y asistencia: Proporciona registros precisos de las horas trabajadas, ayuda en el procesamiento de la nómina, garantiza el cumplimiento de las regulaciones laborales y ofrece datos valiosos para la gestión de proyectos y la asignación de recursos. Este software también mejora la transparencia y la responsabilidad, beneficiando a la empresa y a los trabajadores contingentes.

Opções para considerar:

• Truein: Diseñado específicamente para la gestión de la asistencia de trabajadores contratados.
• Workforce.com: Ofrece seguimiento de tiempo y gestión de asistencia para la fuerza laboral moderna.
• Replicon: Proporciona soluciones de seguimiento de tiempo, asistencia y gestión de la fuerza laboral.
• Otros sistemas HRIS o de nómina: Muchos sistemas integrales de HRIS o de nómina incluyen módulos de seguimiento de tiempo y asistencia.

Gestión de contratos y pagos

La gestión efectiva de contratos y pagos es crucial para el buen funcionamiento de la fuerza laboral contingente. Aquí hay algunos softwares especializados que pueden simplificar estos procesos:

• Plataformas de Gestión del Ciclo de Vida de Contratos (CLM): Estas herramientas facilitan la creación, negociación, aprobación y almacenamiento de contratos. Aseguran el cumplimiento de los estándares legales y de la empresa.
• Sistemas de pago y facturación: Plataformas como estas automatizan el procesamiento de pagos, rastrean facturas y gestionan cronogramas de pago, reduciendo el esfuerzo manual y errores.
• VMS (Sistemas de Gestión de Proveedores): Estas plataformas integrales gestionan todo el ciclo de vida de los trabajadores contingentes, incluidos contratos, pagos y seguimiento del desempeño.

Herramientas de colaboración y comunicación

Plataformas de gestión de proyectos:

Aquí están algunas de las principales plataformas para considerar al colaborar con tus trabajadores contingentes:

• Asana: Conocida por su interfaz amigable y sus robustas características de gestión de tareas, Asana permite asignaciones claras de tareas, seguimiento del progreso y colaboración.
• Trello: Esta plataforma visual es ideal para equipos y proyectos más pequeños. Sus tableros estilo Kanban facilitan la organización y visualización de tareas.
• ClickUp: Esta herramienta versátil combina características de gestión de proyectos, tareas y compartición de documentos en una sola plataforma.

Canales de comunicación:

Además de la comunicación tradicional por correo electrónico, puedes considerar estos canales para asegurar una comunicación fluida con tus trabajadores contingentes:

• Mensajes instantáneos: Herramientas como Slack o Microsoft Teams permiten comunicación en tiempo real y compartición rápida de información.
• Videoconferência: Plataformas como Zoom o Google Meet facilitan interacciones cara a cara para reuniones, presentaciones y colaboración.

Conclusión

Recapitulación de los pasos cruciales para desarrollar una estrategia de fuerza laboral contingente

La mejor manera de comenzar tu estrategia de fuerza laboral contingente es identificar las brechas de habilidades en tu empresa, evaluando tu fuerza laboral actual y determinando las necesidades de habilidades futuras.

Además, será necesario identificar las necesidades basadas en proyectos de tu empresa, analizando tendencias pasadas para determinar demandas estacionales de carga de trabajo.

Definir roles también es crucial, ya que entender los diferentes tipos de trabajadores contingentes puede ayudar a encontrar a los trabajadores que tu empresa busca, basándose en las necesidades actuales. Al mismo tiempo, la definición de roles debe ayudarte a establecer directrices claras para clasificar a tus trabajadores contingentes y garantizar el cumplimiento de las leyes laborales.

Reclutamiento, Onboarding e Integración

Adoptar una fuerza laboral contingente es una solución para un problema moderno, por lo tanto, comenzar una estrategia de fuerza laboral contingente requerirá soluciones y prácticas modernas. Aprovecha las plataformas en línea para maximizar tu alcance y simplificar el proceso de reclutamiento.

Integrar a tus trabajadores contingentes es crucial para sincronizar sus habilidades con los objetivos de tu empresa. Por último, utiliza herramientas de colaboración para asegurar una comunicación y trabajo en equipo fluidos entre tus equipos y los trabajadores contingentes que trabajan en línea.

Consideraciones futuras y mejores prácticas

Mantenerse ágil y adaptable:

Mantener tu empresa ágil y adaptable es crucial para destacarte entre los competidores. Estar abierto a nuevas perspectivas frescas para mantener el crecimiento constante de tu empresa hacia tus objetivos y el futuro impredecible.

Monitorear y mejorar continuamente tu estrategia:

No existe una estrategia perfecta o de «talla única». Tu empresa necesitará hacer los ajustes necesarios para que el modelo de fuerza laboral contingente funcione, de ahí la necesidad de agilidad y adaptabilidad.

Monitorea continuamente tus estrategias y observa cualquier área que necesite ser mejorada. Con el tiempo, tu fuerza laboral contingente crecerá junto con tu empresa, haciendo que sus beneficios sean aún más evidentes.

Si necesitas ayuda para comenzar o mejorar tu estrategia de fuerza laboral contingente, no dudes en contactarnos.

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