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Navegando por las mejores prácticas del proceso de onboarding de contratistas
En tiempos económicos inciertos, como el estado actual de la economía global, los empleadores tienden a contratar más contratistas que empleados permanentes. La necesidad de optimizar procesos organizacionales y la capacidad de escalar rápidamente hacia arriba o hacia abajo exige menores costos fijos y estrategias eficientes de integración de la fuerza laboral.
Por lo tanto, cuando se contratan contratistas en este contexto, es importante para el empleador que se vuelvan productivos rápidamente. ¿Por qué? Porque las empresas consideran que el tiempo invertido en la integración es dinero invertido. En su lugar, quieren que comiencen a trabajar ¡inmediatamente!
Por otro lado, cuando un nuevo empleado se incorpora a una organización, se espera que necesite tiempo para familiarizarse con la nueva cultura y su nuevo rol. Pero los contratistas a menudo no tienen ese lujo. Se espera que se pongan manos a la obra rápidamente, con muy poco tiempo invertido con su equipo directo, otros equipos relevantes de la empresa o la dirección. Esta es una introducción fallida y problemática al puesto.
Alarmantemente, también puede haber implicaciones legales por una integración inadecuada de contratistas independientes. Asegurarse de que estén correctamente clasificados, establecer límites en cuanto al acceso a archivos y propiedad intelectual de la empresa, y otras consideraciones operativas, deben tomarse en cuenta en un proceso de onboarding de contratistas de calidad.
Y eso es lo que abordaremos hoy.
Desglosando el proceso de onbarding de contratistas
Componentes clave de la integración de contratistas
Hay múltiples factores a considerar en un proceso de onboarding de contratistas de calidad. Pero eso no significa que la integración deba ser prolongada o dolorosa. A continuación, ofrecemos una guía con todas las cuestiones obligatorias que debe considerar:
Legalidad y cumplimiento: Abordar todas las cuestiones legales y de cumplimiento es fundamental para una relación laboral exitosa. También significa que evitarás una clasificación incorrecta del trabajador como contratista si, en realidad, lo estás tratando como empleado. Las diversas cuestiones legales y de cumplimiento que debes abordar, de acuerdo con la legislación local, son:
- Contrato: Un contrato legal completo debe cubrir todos los aspectos, como los términos del compromiso, la naturaleza del trabajo, plazos, condiciones de pago, cláusulas de responsabilidad, entre otros.
- Alcance del trabajo: Esta es una descripción más detallada del alcance del trabajo, en comparación con el contrato del contratista. Esto asegura que no haya absolutamente ninguna confusión sobre lo que se espera del contratista.
- Otros documentos legales: Dependiendo del tipo de trabajo que el contratista vaya a realizar, deberás considerar otros documentos contractuales, como acuerdos de confidencialidad (NDAs), acuerdos de no competencia, protección de propiedad intelectual y secretos comerciales, entre otros.
- Documentación de cumplimiento: Asegurarte de que tu contratista no sea tratado como un empleado implica registrarlo en tu nómina (o con tu empresa de gestión de contratistas) con los detalles de su empresa personal e información fiscal. Esto asegura que la relación cumpla con toda la legislación y normas fiscales relevantes. Una empresa de gestión de contratistas, como CXC, puede ocuparse de estas cuestiones por ti.
Orientación y capacitación: Los contratistas necesitan estar informados sobre tus políticas de RRHH, políticas generales de la empresa, expectativas culturales y la visión general de la empresa. También necesitan estar informados sobre los objetivos del proyecto, las expectativas de su rol y los roles de los miembros del equipo con los que trabajarán. Reuniones con un miembro de tu equipo de RRHH, tu equipo de liderazgo y su equipo directo garantizarán que todos los aspectos estén cubiertos.
Herramientas de trabajo y acceso a sistemas: Proporciona acceso y permisos a los sistemas de tu empresa, en la medida en que el contratista pueda realizar su trabajo. Asegúrate de que estos permisos cumplan con las políticas de privacidad y seguridad de la empresa. Evita compartir contraseñas o información confidencial de la empresa, a menos que sea esencial. Involucra a tus especialistas de TI en este proceso. Y, lo más importante, organiza el acceso a todas las herramientas y software necesarios antes de que el contratista comience a trabajar. Evita arreglos de última hora, ya que los retrasos o problemas pueden dejar al contratista inactivo el primer día. Esto también resultará en una mala impresión para el contratista, lo que perjudicará la reputación de tu empresa y los niveles de compromiso del colaborador.
Capacitación en seguridad: Puede parecer obvio, pero proporcionar capacitación sobre los protocolos de seguridad y protección de tu lugar de trabajo puede ahorrarte tiempo y dolores de cabeza en caso de alguna violación.
Superando desafíos en el proceso de onboarding de contratistas
Una vez que las cuestiones obligatorias se han resuelto, no te engañes pensando que la integración ha terminado. Los desafíos pueden, y a menudo surgen. Aquí hay algunos consejos adicionales para evitar obstáculos en la obtención del trabajo de tu colaborador contratista:
- Mantener el cumplimiento: Las leyes laborales y regulaciones varían entre diferentes países y legislaciones locales, y están en constante cambio. Por lo tanto, aunque estés familiarizado con la integración de contratistas en tu país o región, el proceso puede diferir significativamente al contratar a personas en el extranjero.
- Consistencia en el Onboarding: Dedica tiempo para documentar y establecer un proceso de onboarding eficiente y viable; uno que pueda adaptarse fácilmente a contratistas en diferentes funciones, departamentos y proyectos de tu organización. Revisa este proceso periódicamente para asegurarte de que siga siendo eficiente y cumpla con las normativas.
- Integración con equipos: Establece un cronograma claro para que tus contratistas conozcan al equipo con el que trabajarán. Este es un paso crítico en el proceso, ya que convierte la introducción a tu empresa en una experiencia positiva. Estas presentaciones deben incluir a los miembros internos del equipo, otros contratistas que trabajen en el proyecto, clientes con quienes puedan necesitar interactuar y cualquier otro interesado en el proyecto. Aunque los contratistas trabajen de forma independiente, son una parte crucial del equipo, y supervisar este elemento humano en la colaboración es importante.
Mejores prácticas para una integración efectiva de contratistas
Intenta pensar en la integración de contratistas como otro protocolo de mejores prácticas de tu negocio. Establece y mantén este estándar. Aquí están las principales mejores prácticas a considerar:
Sistema de integración automatizado: La naturaleza multifacética de la integración de contratistas puede presentar complicaciones y desafíos, especialmente si estás usando varias plataformas tecnológicas para gestionar el proceso. Por lo tanto, un sistema de integración automatizado es una gran solución. Además de tener todo en un solo lugar, la experiencia para el colaborador será mucho más positiva, lo que ahorrará tiempo y recursos para tu organización.
Comunicación clara: Durante todo el proceso de integración, asegúrate de comunicarte con tus contratistas de forma clara, precisa y eficaz. No dejes nada a la interpretación. Esto es fundamental para establecer una relación productiva y de alto rendimiento entre el contratista y la empresa. Una vez que esté integrado, asegúrate de que conozca las líneas abiertas de comunicación con el responsable del proyecto en relación con:
- las expectativas del contratista y del proyecto, incluidos los cronogramas y
entregables tanto del equipo como del contratista; los estándares de rendimiento para el proyecto, incluidos benchmarks, metas y KPIs; - la oportunidad de proporcionar feedback, hacer sugerencias o recomendaciones sobre el proyecto; esto permite que la empresa aproveche la experiencia del contratista en la industria.
Oportunidad de feedback: Solicita retroalimentación regularmente a los contratistas para construir confianza, mantener el compromiso alto y mejorar la eficiencia operativa. Establece reuniones semanales o quincenales para asegurarte de que todos estén alineados.
Establece un sistema: Crea un sistema donde tus contratistas puedan proporcionar feedback sobre su experiencia de integración. Si surgen fallas, preocupaciones u omisiones, asegúrate de que se consideren en el proceso de onboarding en el futuro.
Maximizando los beneficios de una integración efectiva de contratistas
Un flujo de trabajo de integración bien planeado y exhaustivo es esencial para una relación exitosa entre el contratista y la empresa. Protege a la empresa contra riesgos de incumplimiento y permite que el contratista se integre de forma rápida y eficiente en el negocio.
Es importante comunicar claramente cada etapa del proceso de onboarding, para que el contratista entienda que su tiempo en la empresa está optimizado y que sus servicios son valiosos para la organización. Recuerda que un proceso de onboarding bien planeado hará que el contratista se sienta bienvenido, comprometido, positivo con respecto a tu empresa y ansioso por comenzar a trabajar. Por lo tanto, desempeñará un papel clave en mejorar la reputación de tu empresa, haciendo que tu organización sea una opción atractiva para los contratistas.
Define expectativas claras para el proyecto, entregables y métricas de éxito para los contratistas durante el proceso de onboarding, y mantén siempre abiertas las líneas de comunicación para que nunca se sientan «perdidos» dentro de la organización.
Importante: cumplir con las mejores prácticas en la integración de tus contratistas garantizará una integración fluida en tu empresa, beneficiando a todas las partes involucradas en la relación.
Finalmente, contratar contratistas en medio de las actuales incertidumbres económicas globales no solo es una medida inteligente para mantener los costos bajos en tu empresa. También es una excelente manera de aprovechar talentos de alto nivel que, cada vez más, optan por una «carrera de contratos». Para garantizar que tus contratistas se integren de manera armoniosa en tu empresa y puedan comenzar a trabajar rápidamente, un proceso de integración fluido es vital.
Aquí es donde CXC puede ayudar. Con más de 30 años de experiencia en la gestión de colaboradores independientes en todo el mundo, CXC tiene la tecnología, el equipo y la experiencia para que tus contratistas comiencen a trabajar más rápido de lo que probablemente podrías hacerlo internamente. Consulta nuestros servicios de gestión de fuerza laboral aquí. O simplemente llámanos y hablemos.
